Praktischer Leitfaden für Reiserichtlinien

Die regelmäßige Schulung von international tätigen Unternehmen im Bereich Risikomanagement gehört zu den Spezialgebieten von Friedrich Haas, Managing Partner bei der AKE Group (www.akegroup.de). Im Rahmen der Veranstaltung „Sicher weltweit Geschäfte machen, geht das noch?“ teilte er im Kölner Kranhaus Ende November seine Erfahrungen und Tipps rund um die Sicherheit auf internationalen Geschäftsreisen mit seinem interessierten Publikum. Wir haben mit dem Sicherheitsexperten gesprochen und wollten wissen, warum die Einführung und Bestehen einer Reiserichtlinie in Unternehmen immer wichtiger wird.

Die Bedeutung von Reiserichtlinien

Gerade wenn Ihre Mitarbeiter häufiger im Jahr reisen, möglicherweise auch ins Ausland, um Geschäftsabschlüsse zu forcieren und wichtige Kontakte als Partner zu gewinnen, ist eine Reiserichtlinie essentiell. Wissen Sie, ob die Reiserichtlinie in Ihrem Unternehmen alle relevanten Sicherheitshinweise umfasst? Und ist diese Reiserichtlinie auch wirklich hilfreich und dient als rechtliche Absicherung?

 

Warum sollten Sie auf Reiserichtlinien setzen?

Auf der einen Seite können reisende Mitarbeiter die Reiserichtlinie als eine Art Checkliste nutzen, sodass relevante Sicherheitsvorkehrugen nicht vergessen werden. So haben die Mitarbeiter immer einen spezifizierten Arbeitsprozess vor Augen – vergleichbar mit gutem Qualitätsmanagement oder üblichen Arbeitsschutzmaßnahmen.

Welchen weiteren Nutzen bringen Reiserichtlinien für Ihre Mitarbeiter? Die Reiserichtlinie ist praktisch eine Betriebsanleitung für richtiges Verhalten auf der Geschäftsreise, wo Mitarbeiter noch nachschauen und sich vergewissern können. Nach einer Weile ist die Chance groß, dass sie die Richtlinie verinnerlicht haben. Das führt automatisch zu instinktiv richtigem Verhalten.

Wie sieht es rechtlich aus?Auf der anderen Seite dient eine Reiserichtlinie mit smartem Sicherheitskonzept als rechtliche Absicherung. Dabei dokumentiert das Unternehmen, sich mit Risiken im Ausland befasst und notwendige Maßnahmen zur Risikominimierung getroffen zu haben. Darunter können Vorgehensweisen bei Verkehrsunfällen oder medizinische Angelegenheiten fallen.

Friedrich Haas, AKE Group

„Bei einem Fall ging es darum, einen Reiseantrag zu stellen. Jedoch haben die Mitarbeiter den Reiseantrag immer erst nach der Reise fertiggestellt, weil es für sie einfach und schneller war. Denn etwaige Änderungen mussten so nicht mehr nachträglich angepasst werden – wie andere Rückreisewege aufgrund von Projekten. Der bisherige Prozess konnte somit nicht praktikabel sein, weil er unterlaufen wurde. Doch fehlte so jedoch eine rechtliche Absicherung. Jetzt wurde nach einem regen Austausch eine zufriedenstellende Lösung im Unternehmen gefunden: Der Reiseantrag wird jetzt elektronisch gestellt und kann somit problemlos im Intranet geändert werden, also auch auf der Geschäftsreise“

Darüber hinaus liefert die Reiserichtlinie Anweisungen für bestimmte Prozesse. Wichtig ist die Verschriftlichung, damit ein Unternehmen im Rechtsfall auf die Bestimmungen verweisen kann. Sobald es zu einem Fehlverhalten kommt, kann nachvollzogen werden, also auch haftungsrechtlich, wer den Fehler begangen hat.

 

Anpassung an das Unternehmen

Bevor das Unternehmen die Reiserichtlinie konzipiert, sollte es sich auch nochmal umfassend die eigenen Abläufe und Aufgaben bewusst machen, sodass der Prozess möglichst verständlich und vollständig festgehalten werden kann. Die Punkte der Reiserichtlinie müssen praktikabel sein und von den Mitarbeitern sinnvoll gelebt werden können. Bei einigen Unternehmen gibt es Prozesse im Bereich der Geschäftsreise, die niemand befolgt, weil sie zu umständlich sind – Stichwort Dialog.

Eine gute interne Kommunikation ist notwendig – beispielsweise sollte sich das Travel Management mit den Reisenden austauschen und die Einführung kann zum Beispiel über das Intranet oder ein Mitarbeitermagazin begleitet werden. Darüber hinaus sollten – wo vorhanden – der Betriebsrat oder auch der Datenschutzbeauftragte involviert sein, weil im Zweifelsfall personenbezogene Daten (Reisedaten, Telefonnummern) verarbeitet werden müssen.

Durch den intensiven Austausch lässt sich ermitteln, was in die Richtlinie gehört, welche Methoden einfach umsetzbar sind und die Mitarbeiter als besonders vernünftig erachten. Ratsam ist es, einen möglichst schmalen und guten Prozess aufzusetzen, der keinen Mehraufwand im Nachhinein schafft und bei der Anwendung auf Geschäftsreisen auch Akzeptanz findet. Geschäftsleitung und Mitarbeiter müssen Synergien erzielen.

 

Kompakte Reiserichtlinien

Reiseprozesse, die eine gewisse Vorlaufzeit benötigen, sind zielführend in die Richtlinie zu implementieren.

Der Sicherheitsexperte Friedrich Haas schildert dazu ein aktuelles Beispiel:

„Letztens hatten wir einen Fall, dass ein Unternehmen schnell reagieren und Mitarbeiter ohne großartige Vorbereitung von Tagen oder sogar Wochen ins Ausland schicken musste. Nur besteht im Zielland ein großes Risiko, an Gelbfieber zu erkranken. Leider fehlte jetzt die Zeit, den Betriebsarzt zu konsultieren und sich rechtzeitig impfen zu lassen. In Absprache mit dem Betriebsarzt fand das Unternehmen eine sinnvolle Lösung für die Zukunft: Der Arzt bewilligte prophylaktische Impfungen für einen Pool von Mitarbeitern, sodass diese Leute in einem spontan auftretenden Fall ohne Gesundheitsbedenken reisen können.“

Die von der Reiserichtlinie betroffenen Personen sollte das Unternehmen früh einbinden. Deshalb ist es zielführend, das Konzept Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen vorzulegen. Erst wenn diese die Prozesse für verständlich und umsetzbar halten, sollte das Unternehmen die Richtlinie so konzipieren.

Zusammenfassend sollten Unternehmen stets deutliche und simple Formulierungen in Reiserichtlinien implementieren, die auch wirklich Akzeptanz finden und von den Mitarbeitern leicht gelebt werden können. Für ein vereinfachtes und sicheres globales Reisen.

 

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